Kostenkalkulation

Projektmanagement erfordert Methodenkompetenz. Was im Allgemeinen gilt, trifft auch auf die Kostenkalkulation zu. Eine unstrukturierte Herangehensweise führt in der Praxis regelmäßig zu unrealistischen Budgets, Kostenüberschreitungen oder gar zum Verlust von Aufträgen. Es gilt daher, systematisch vorzugehen, um bereits im Vorfeld ein möglichst realistisches Bild der voraussichtlichen Gesamtkosten zu erhalten.

In diesem Beitrag erklären wir Ihnen neben den wichtigsten Grundbegriffen, welche Rolle die Kostenkalkulation im Projekt für jedes Unternehmen spielt, und welche Voraussetzungen gegeben sein müssen, um eine belastbare Kostenermittlung durchzuführen. Wir zeigen zudem auf, welche Arten der Projektkalkulation existieren und wann welche Vorgehensweise sinnvoll ist. Im letzten Abschnitt gehen wir auf einige typische Fehler ein, die häufig zu fehlerhaften Werten in der Kalkulation führen.

Bei der Kostenkalkulation handelt es sich um ein grundlegendes, äußerst bedeutsames Werkzeug, das jeder Kaufmann beherrschen muss. In der Betriebswirtschaft taucht der Begriff an verschiedenen Stellen auf – etwa in Form der Angebotskalkulation, Auftragskalkulation, Angebotskalkulation, Preiskalkulation, Handelskalkulation, Ermittlung der Selbstkosten oder Herstellkosten, Zuschlagskalkulation, Vorkalkulation und Nachkalkulation. Im Kontext von Projekten dient die Kalkulation der Schätzung, Strukturierung und Berechnung von Kosten für eine definierte Leistung. Übergeordnetes Ziel ist es, das erforderliche Projektbudget zu berechnen.

Eine professionelle Kostenkalkulation zählt zu den wichtigsten Bausteinen erfolgreicher Projekte. Sie liefert bereits vor Projektbeginn Aufschluss über sämtliche Aufwendungen, die im Projektverlauf anfallen werden. Auf dieser Basis ist es einerseits möglich, Kunden einen Preis zu nennen. Auf der anderen Seite erhält das Projektteam im eigenen Unternehmen einen monetären Rahmen, an dem es sich orientieren muss. Selbstverständlich hat die Kostenkalkulation auch die Aufgabe, die Wirtschaftlichkeit eines Projekts zu ermitteln. Unrentable Projekte können so von vornherein vermieden werden. Während der Projektdurchführung läuft die Kalkulation mit. Sie ermöglicht es dem Projektmanager, einen fortlaufenden Vergleich von Plan- und Ist-Werten durchzuführen. Dies stellt ein zentrales Element der Projektsteuerung dar und ermöglicht es, bei Abweichungen frühzeitig Korrekturen vorzunehmen. Zuletzt liefert die sogenannte Projektnachkalkulation Aufschluss darüber, welche Ist-Kosten tatsächlich entstanden sind. Hierdurch lässt sich die Budgetierung rückwirkend bewerten, wodurch Verbesserungsmaßnahmen für die zukünftige Herangehensweise abgeleitet werden können.

Eine akkurate Kostenkalkulation zu erstellen, ist in jeder Projektphase essenziell. Projekte befassen sich per Definition mit der Realisierung von Neuem. Hieraus lässt sich schließen, dass bei der Kalkulation voraussichtlicher Projektkosten nur in begrenztem Umfang auf belastbare Erfahrungswerte zurückgegriffen werden kann, weshalb an einigen Stellen Schätzungen erfolgen müssen. Bei kleinen Projekten bewegt sich das Risiko von Fehleinschätzungen noch im Rahmen. Je komplexer das Projekt jedoch wird, desto aufwendiger ist es, die zahlreichen Aufwendungen exakt vorauszuplanen. In der Praxis sind daher häufig Mitarbeiter unterschiedlicher Unternehmensbereiche wie dem Controlling, dem Einkauf, der Entwicklung und dem Vertrieb beteiligt.

Die Kalkulationsphase kann erst beginnen, wenn der Projektplan erstellt wurde. Ohne Transparenz hinsichtlich der notwendigen Arbeitsschritte ist es schlicht unmöglich, die voraussichtlich anfallenden Material-, Personal- und Gemeinkosten zu berechnen. Hieraus folgt: Je detaillierter der Projektplan aufgestellt wurde, desto geringer ist das Risiko, die Projektkosten falsch zu kalkulieren.

Bei der Fragestellung, wie die Kostenermittlung in Projekten konkret durchgeführt wird, gibt es grundsätzlich zwei verschiedene Herangehensweisen:

• Kostenermittlung nach Kostenarten
• Kostenermittlung nach Arbeitspaketen

Sehen wir uns diese Methoden im Folgenden genauer an.

Diese Methode bietet sich insbesondere für kleine oder mittelgroße Projekte an, deren Aufwände überschaubar sind. Die Kosten werden hierbei in Kostenarten (Projektkostenkategorien) unterteilt. Auf diese Weise ist es möglich, die Gesamtkosten nach Eigenschaften und Verursachern darzustellen. Typisch ist eine Einteilung in folgende Kategorien:

• Personalkosten (Gehälter inkl. Nebenkosten wie Prämien, Zulagen usw.)
• Sachkosten (Material, Arbeitsmittel usw.)
• Kosten für bereitgestellte Anlagen und Maschinen
• Kosten für externe Dienstleistungen (z.B. Beratung, Planungsleistungen, Subunternehmerleistungen)
• Nebenkosten (z.B. Reisen, Schulungen, Versicherungen, Raummiete)

In der Regel werden für die Kostenkalkulation in Projekten dieselben Kostenarten verwendet, wie in der allgemeinen betrieblichen Kostenrechnung. Um eine effiziente Steuerung der Projektkosten zu realisieren, kann daher eine weitere Strukturierung sinnvoll sein. So ist beispielsweise eine Unterteilung in direkte und indirekte Kosten (Gemeinkosten) möglich. In Projekten empfiehlt sich dieses Vorgehen, um aktiv beeinflussbare Projektkosten von unbeeinflussbaren Faktoren (z. B. Umlage von IT- oder Betriebskosten) zu trennen. Weiterhin kann eine Aufteilung in fixe und variable (leistungsabhängige) Projektkostenarten erfolgen, wodurch sich unter anderem genauere Prognosen zur weiteren Entwicklung der Kosten treffen lassen. Sind Make-or-Buy-Entscheidungen relevant, so ist darüber hinaus eine Unterteilung in interne und externe Kosten sinnvoll.

Bei größeren Projekten mit zahlreichen Planungsabschnitten ist es üblich, die Kostenkalkulation für jedes einzelne Arbeitspaket vorzunehmen. Auch hier wird eine Zuordnung zu oben genannten Kategorien vorgenommen. Allerdings erfolgt dies nicht auf Monatsebene, sondern separat für jeden Projektabschnitt. Durch Addition sämtlicher Arbeitspaketkosten lassen sich im Ergebnis die Gesamtkosten des Projekts ermitteln. Um eine genaue Kostenkalkulation für Arbeitspakete erstellen zu können, muss eine Ressourcenplanung (aus dem Projektstrukturplan) für das Projekt vorliegen. Aus ihr muss für jedes Paket hervorgehen, wie hoch die Personalkosten (meist in Personentagen) sowie die weiteren Aufwände (Sachkosten, externe Kosten) voraussichtlich sein werden.

Im Gegensatz zur reinen Kostenermittlung nach Kostenarten ermöglicht es die Bewertung der Arbeitspakete, die laufenden Kosten für jeden Projektabschnitt zu überwachen. Abweichungen von der Planung lassen sich hierdurch früher und genauer erkennen. Laufen die Kosten eines bestimmten Pakets aus dem Ruder, so sind demnach direkte Korrekturen möglich.

Grundsätzlich ist die Kostenkalkulation für Projekte nicht kompliziert, aber die Komplexität steigt mit der Größe eines jeden Projektes exponentiell. Es existieren etablierte Methoden und zahlreiche Vorlagen. Zudem verfügt gute Projektmanagement-Software heute über Planungstools, die Anwender bei dieser Aufgabenstellung unterstützen. Doch woran liegt es dann, dass die Projektkosten in der Praxis dennoch regelmäßig von den Planwerten abweichen? Die häufigsten Fehler sind:

• Ungenaue Kostenkalkulation
• Zu konservative Kostenkalkulation
• Zu optimistische Kostenkalkulation
• Fehlende Expertise

Die Basis jeder Projektkalkulation ist der Projektplan. Ist dieser unvollständig oder ungenau, ist es schlicht unmöglich, die voraussichtlichen Aufwände präzise zu ermitteln. Es gilt daher, die notwendigen Ressourcen für jede Projektphase und jeden Arbeitsschritt möglichst im Detail zu beschreiben.

Jede Projektkalkulation benötigt einen gewissen Risikopuffer. Werden bewusst oder unbewusst jedoch zu hohe Reserven eingeplant, treibt dies die Gesamtkosten unnötig nach oben. Möglicherweise werden hierdurch Projekte sogar als unwirtschaftlich bewertet, obwohl sie mit Gewinn realisierbar wären. Zu hohe Angebotspreise können zudem zum Verlust von Aufträgen führen. Eine allzu vorsichtige Herangehensweise ist daher nicht zu empfehlen. Vielmehr sollte eine realistische Planung im Vordergrund stehen.

Das Gegenteil der „übervorsichtigen“ Projekt- und Auftragskalkulation ist Aufwandsoptimismus. Insbesondere die Personalkosten werden in der Vorkalkulation häufig zu knapp angesetzt. Dies geschieht beispielsweise, wenn Risiken wie krankheitsbedingte Ausfälle oder Abwesenheiten aufgrund von Elternzeit nicht einkalkuliert werden. Auch der Zeitaufwand wird teils zu optimistisch geschätzt, sodass weniger Mitarbeiter eingeplant werden als erforderlich. Realistische Einschätzungen auf Basis belastbarer Erfahrungswerte sind also auch in diesem Kontext angebracht.

Die Kostenkalkulation sollte weder bei der Vorkalkulation noch bei der Nachkalkulation – insbesondere bei größeren Projekten – von einer Einzelperson durchgeführt werden. Gerade bei bereichsübergreifenden Vorhaben ist es zielführend, Mitarbeiter der betroffenen Abteilungen hinzuzuziehen. Dies können beispielsweise die Entwicklung, der Einkauf, der Vertrieb oder die Produktion sein. Das Einbeziehen von Experten erhöht die Genauigkeit der Kalkulation in der Regel deutlich.

Durch den Einsatz geeigneter Methoden und Tools ist es durchaus machbar, eine solide Kostenkalkulation für Projekte und Produkte zu realisieren. Im Gesamtprojekt ist die Kostenermittlung ein bedeutsamer Schritt, wenngleich das Kostenmanagement noch weitere Aufgaben umfasst. Insbesondere gilt es, von Beginn an ein leistungsfähiges Kostencontrolling zu implementieren, das Soll- und Ist-Kosten fortlaufend abgleicht. Auch ein abschließender Vergleich (Nachkalkulation) liefert wichtige Erkenntnisse darüber, wie sich die Kalkulation in Zukunft weiter verfeinern lässt.