Kostenplanung

Im Projektmanagement spielen drei Dimensionen eine Rolle: Termin, Qualität und Kosten. Insbesondere die Kosten stellen in der Praxis häufig eine Herausforderung dar. Das Überschreiten geplanter Budgets ist keine Seltenheit. Eine fundierte und realistische Kostenplanung ist für den Unternehmenserfolg daher unerlässlich. Um die voraussichtlichen Gesamtkosten eines Projekts bzw. Auftrags möglichst genau greifen zu können, müssen jedoch einige Voraussetzungen erfüllt sein.

Dieser Artikel erklärt die Grundbegriffe der Kostenplanung im Kontext kundenbezogener Projekte. Für das Management jeglicher Projekte, Angebote, Produktionsabläufe oder Arbeitspakete ist eine detaillierte Kostenplanung unerlässlich. Es wird aufgezeigt, welche Faktoren Einfluss auf die Gesamtkosten nehmen und wie sich die einzelnen Posten gezielt ermitteln lassen. Zudem gehen wir auf die Fragestellung ein, wie sich eine optimale Angebotskalkulation darstellt, mit der eine solide Preisfindung für Kunden möglich ist. Mit einer guten Kostenplanung sind Sie in der Lage, das Risiko von Kostenüberschreitungen und unwirtschaftlichen Projekten deutlich zu minimieren.

Der Begriff „Kostenplanung“ beschreibt im Allgemeinen ein Instrument zur Abschätzung von Kosten, die in Zukunft anfallen werden. Dies kann sich im betriebswirtschaftlichen Sinne auf das Gesamtunternehmen, einzelne Unternehmensbereiche, Produkte und Dienstleistungen beziehen. Außerdem wird die Kostenplanung im Projektmanagement und in der Angebotskalkulation genutzt, um projekt- bzw. auftragsbezogene Aufwände abzuschätzen.

Bei der Planung von kundenbezogenen Projekten bzw. einzelnen Aufträgen ist es das übergeordnete Ziel, die voraussichtlichen Kosten einzelner Arbeitspakete oder Vorgänge im Vorfeld möglichst genau zu bestimmen und darzustellen. Einerseits stellt dies die Basis der Angebotskalkulation dar, andererseits stellen Unternehmen hierdurch sicher, dass die tatsächlich entstehenden Kosten nicht zu stark von der ursprünglichen Schätzung abweichen, wodurch ein Auftrag unwirtschaftlich werden würde. Die Kostenplanung erfüllt noch einen weiteren Zweck: Sie ermöglicht es, im gesamten Projektverlauf einen Soll-Ist-Vergleich durchzuführen, und stellt somit ein wichtiges Instrument für die Projektsteuerung dar.

Selbst dann, wenn eine Kostenplanung aufgrund einer fehlenden Detailtiefe der Leistungsbeschreibung kaum möglich ist, muss zumindest eine grobe Schätzung der voraussichtlichen Projektkosten erfolgen. Hierdurch wird klar, ob ein Projekt überhaupt durchführbar ist. Dieser Erstkostenansatz wird dann im zweiten Schritt durch eine detaillierte Kalkulation abgelöst.

Um die Gesamtkosten eines Projekts abschätzen zu können, muss das Projekt zunächst in einzelne Abschnitte unterteilt werden (Stichwort: Projektstrukturplan). Jeder dieser Abschnitte wird einzeln bewertet und danach werden die Kosten aller Teilabschnitte summiert. Liegt Ihnen eine genaue Aufstellung sämtlicher Projektaufgaben sowie der Ressourcenplan vor, kann die Kostenplanung beginnen. Weitere Planungsinformationen (z. B. Ablauf- und Meilensteinplanung) spielen bei der Kostenplanung hingegen kaum eine Rolle. Folgende Ressourcen und Kostenarten beeinflussen die Projektkosten:

• Material: Direktes Material (Rohstoffe, Bauteile, Komponenten), Hilfsstoffe, Verbrauchsmaterial, Betriebsstoffe (bewertet in Einstandspreisen oder zu Herstellungskosten)
• Personal: Kosten für eigene Mitarbeiter im Projekt (bewertet in Tages- oder Stundensätzen)
• Bereitgestellte Anlagen, Maschinen und Geräte (bewertet zu den Selbstkosten)
• Externe Leistungen: Kosten für projektbezogene Fremdleistungen durch Dienstleister (Bewertung durch das Einholen von Angeboten)
• Nebenkosten: Beispielsweise Arbeitsmittel, Reisekosten, Kosten Seminarräume, Versicherungen usw.
• Kapital- und Zinskosten: Relevant bei der externen Vorfinanzierung von Projektkosten

Einzelkosten sind Kosten, die sich einem bestimmten Kostenträger (hier: einem Auftrag bzw. Projekt) direkt und eindeutig zuordnen lassen. Die Rede ist daher auch von direkten Kosten oder Kostenträgereinzelkosten. Folgende Arten von Einzelkosten müssen im Projektmanagement berücksichtigt werden:

• Materialeinzelkosten: Material, das als Hauptbestandteil direkt in das Produkt eingeht
• Fertigungseinzelkosten: Löhne, die dem Kostenträger unmittelbar zugerechnet werden können
• Sondereinzelkosten: Werden nicht einzelnen Produkten, sondern Aufträgen mit gleichartigen Produkten zugerechnet (z.B. Verpackung, Transport, Provisionen)

Die Einzelkostenplanung erfolgt anhand der voraussichtlichen Faktorverbrauchsmenge (z. B. Kosten, Arbeitsstunden, Materialmengen). Diese Faktorverbrauchsmenge wird auch Standards genannt. Um die Standards zu ermitteln, stehen wiederum verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl:

• Stücklisten
• Konstruktionszeichnungen
• Schätzungen auf Basis von Erfahrungswerten
• Statistische Vergangenheitswerte
• Externe Richtwerte (z.B. Verbrauchsdurchschnitt einer bestimmten Branche)

Allgemein sollten einige Prämissen erfüllt sein, um das notwendige Maß an Genauigkeit in der Planung zu erreichen. So sollten festgelegte Planpreise für Materialien und Löhne beispielsweise nicht zu weit vom Marktpreis entfernt sein. Werden Einstandspreise herangezogen, so sollte eine Orientierung am derzeit günstigsten Angebot erfolgen. Zudem dürfen weitere Preisbestandteile wie Frachtkosten und Transportversicherungen nicht außer Acht gelassen werden.

Neben den direkt zuordenbaren Einzelkosten fallen in einem Unternehmen bei der Kostenplanung naturgemäß auch Gemeinkosten an. Im Wesentlichen handelt es sich hierbei um Materialgemeinkosten, Fertigungsgemeinkosten, Verwaltungsgemeinkosten und Vertriebsgemeinkosten. Materialgemeinkosten sind beispielsweise Betriebskosten eines Lagers oder Transportkosten. Die Gemeinkosten werden einem Produkt, Auftrag oder Projekt meist über einen Zuschlagssatz zugerechnet, der im Betriebsabrechnungsbogen ermittelt wurde.

Soll ein Angebot für einen Kunden erstellt werden, ist es unverzichtbar, die anfallenden Gemeinkosten den Gesamtkosten zuzurechnen. Nur auf diese Weise kann eine vollständig kostendeckende Kalkulation realisiert werden.

Ferner ist das Einplanen eines finanziellen Puffers möglich, da sich hierdurch das Risiko einer Budgetüberschreitung reduzieren lässt. Zu bedenken ist jedoch, dass dies direkte Auswirkungen auf die Angebotserstellung hat und die Projektrentabilität schlechter erscheinen lässt.

Bei der Angebotskalkulation handelt es sich um eine erweiterte Form der Projektkalkulation. Es werden verschiedene Aufschläge hinzugerechnet, um letztlich die Preisfindung für den Kunden zu realisieren. Da es sich in der Regel um verbindliche Angebote handelt, muss im Vorfeld eine exakte Auftragsklärung als Grundlage der Auftragskalkulation erfolgen. Die vom Kunden geforderte Leistung muss also so konkret wie möglich definiert sein, um eine belastbare Kalkulation erstellen zu können.

Die Kalkulation von Angeboten folgt einer festen Struktur. Sie beinhaltet die Herstellkosten, die Selbstkosten und den Angebotspreis eines Projekts. Nachfolgend gehen wir näher auf die Positionen ein, die klassischerweise in einer Zuschlagskalkulation enthalten sind.

Handelt es sich um ein herzustellendes Produkt, so werden hier die Kosten für Rohstoffe und Bauteile berücksichtigt. Hinzu kommen die Zuschläge für Materialgemeinkosten.

Unter dieser Position werden sämtliche Kosten für die Herstellung eines Produkts zusammengefasst. Gemeinkostenzuschläge sind hier ebenfalls enthalten.

Hier sind Kosten für Dienstleistungen von Subunternehmern, für die Veredelung von Produkten sowie die Kosten für sonstige Dienstleistungen (etwa für die Konzeption, für die Durchführung von Events oder für technische Zeichnungen) enthalten. Die Berechnungsbasis stellen meist Angebote der Unterlieferanten dar.

Dieser Posten umfasst den Aufwand für eigenes Personal in Stunden bzw. in Personentagen. Meist wird der Umfang anhand des Projektplans geschätzt und mit den eigenen Stundensätzen bewertet.

Hier handelt es sich um weitere projektbezogene Aufwände, die zur Leistungserbringung notwendig sind – beispielsweise Kosten für Reiseaktivitäten, Schulungskosten und Versicherungskosten.

Die Summe aller bisher genannten Posten stellt die Herstellkosten dar. Es kommen nun Zuschläge für die Gemeinkosten hinzu. Klassische Beispiele sind Kosten für Vertrieb, Versand, Management und Verwaltung. Abhängig von der Branche sind zudem Risiko- oder Gewährleistungszuschläge üblich.

Die Summe aus Herstellkosten und Gemeinkostenzuschlägen stellt die sogenannten Selbstkosten dar. Nun wird die gewünschte Gewinnmarge hinzugerechnet.

Bei Bedarf werden dem Selbstkostenpreis zusätzlich Aufschläge für zu erwartende Gewinnminderungen (Rabatt, Skonto usw.) hinzugerechnet. Hierdurch kann ein gewisser Spielraum für Preisverhandlungen abgebildet werden.

Wurden der Gewinnaufschlag und Aufschläge für Preisnachlässe zu den Selbstkosten addiert, ergibt sich der finale Angebotspreis.

Zuletzt sei kurz erwähnt, dass eine Nachkalkulation zu empfehlen ist. Sie zeigt auf, ob im Projekt eine Kostenüberdeckung oder eine Kostenunterdeckung aufgetreten ist. Zudem erfüllt die Nachkalkulation eine wichtige Kontrollfunktion. Es wird transparent, an welchen Stellen Ihre Planung Schwachstellen hatte. Möglicherweise wurde der Terminplan nicht eingehalten und es sind mehr oder weniger Arbeitsstunden angefallen, als ursprünglich vorgesehen. Auch die Rohstoffpreise können innerhalb der Projektlaufzeit angestiegen sein. Vielleicht haben Sie bei der Kalkulation aber auch schlicht auf veraltete Daten zurückgegriffen. Insbesondere bei hohen Abweichungen, die regelmäßig auftreten, sollten Sie an systematische Fehler in der Methode Ihrer Angebotskalkulation denken. Insgesamt erhalten Sie durch den Soll-Ist-Vergleich Hinweise darauf, wie Sie in Zukunft genauere, realistischere Angebotspreise berechnen können.