Kostenschätzung

Nicht nur in Großprojekten wie dem Berliner Flughafen laufen Kosten aus dem Ruder. Tagtäglich wird der Kostenrahmen von Projekten in Unternehmen teils massiv überschritten. Die Kostenschätzung bzw. Kostenermittlung spielt daher eine zentrale Rolle im Projektmanagement. Sie entscheidet maßgeblich darüber, ob ein Projekt oder Auftrag erfolgreich abgeschlossen werden kann oder nicht. Das Ziel muss es daher sein, die voraussichtlichen Kosten und den Wert eines Produkts bereits im Vorfeld möglichst genau zu ermitteln und Risiken abzuwägen. Hierfür stehen in der Unternehmenspraxis verschiedene Werkzeuge zur Verfügung.

Was verbirgt sich ganz genau hinter Begriffen wie Kostenschätzung, Kostenermittlung, Kostenberechnung, Herstellungskosten, Plankosten und Ist-Kosten? Wie lassen sich voraussichtliche Produktionskosten mit vertretbarem Aufwand, einer Kostengliederung in Kostengruppen und der notwendigen Präzision vorherbestimmen? In diesem Beitrag geben wir Ihnen Antworten darauf.

Grundsätzlich beschreibt der Begriff Kostenschätzung im betriebswirtschaftlichen Sinne eine Prognose entstehender Kosten eines Unternehmens, eines Produkts, einer Dienstleistung oder eines Projekts. Immer dann, wenn Kosten nicht exakt geplant werden können, muss zumindest eine Aufwandsschätzung erfolgen. Hierdurch lässt sich grob ermitteln, ob ein Auftrag oder ein Projekt unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten überhaupt realisierbar ist. Unrentable Projekte lassen sich auf diese Weise ebenfalls vermeiden oder rechtzeitig stoppen. Eine gute Kostenschätzung oder Kostenermittlung stellt ferner eine Basis für tragfähige Business Cases dar.

Insbesondere im Projektmanagement ist die Kostenschätzung eine zentrale Herausforderung, da sich Projekte allein per Definition mit der Realisierung von Neuem befassen. Vereinfacht wird die Kostenschätzung einerseits durch Erfahrungen aus der Vergangenheit, andererseits über eine gut organisierte Wissensdatenbank. Stehen Erfahrungswerte aus vergangenen Projekten als Grundlage systematisch zur Verfügung, wird die Planung deutlich komfortabler und genauer. Neben Personalkosten und Materialkosten, die naturgemäß die größte Kostengruppe darstellen, dürfen einige weitere Posten und Grundlagen nicht vergessen werden. Zu nennen sind beispielsweise Reisekosten, Kosten für externe Berater oder Lizenzen, Finanzierungskosten, Infrastrukturkosten und Reserven für unvorhersehbare Ausgaben.

In der Praxis haben sich verschiedene Verfahren als Grundlage der Kostenschätzung etabliert. Zu nennen ist der wenig aufwendige Top-down-Ansatz und der deutlich aufwendigere, jedoch präzisere Bottom-up-Ansatz. Bei Großprojekten kommen zudem sogenannte Schätzklausuren zur Anwendung.

Beim Top-down-Ansatz („von oben nach unten“) wird zunächst von einer Grobschätzung der Gesamtkosten ausgegangen, welche anhand bekannter Bezugsgrößen erfolgt. Es wird also ein pauschales Budget anhand von Erfahrungswerten vorgegeben, an dem sich das Projektteam im weiteren Verlauf orientieren muss. Aus dem Gesamtbudget werden Einzelbudgets für Arbeitspakete oder Teilprojekte abgeleitet. Das Verfahren besticht durch seine Einfachheit, hat aber den Nachteil, dass aufgrund noch unklarer Randbedingungen eine gewisse Unschärfe nicht auszuschließen ist. Teils ist ein gewisser Kostendruck jedoch auch gewollt, um von Beginn an klare Grenzen zu setzen.

Der Bottom-up-Ansatz („von unten nach oben“) verursacht einen deutlich höheren Aufwand als der Top-down-Ansatz. Auf Basis der Detailplanung werden hierbei sämtliche Schritte innerhalb der definierten Arbeitspakete bewertet. Bei jedem Punkt ist zu klären, wie lange die Umsetzung dauern wird und welche Ressourcen erforderlich sind. Oftmals wird heute spezielle Projektmanagement-Software eingesetzt, um die Komplexität beherrschbar zu machen.

Das Vorteilhafte an diesem Ansatz ist, dass fachspezifisches Wissen der Arbeitspaketverantwortlichen einfließt. Teils planen die Verantwortlichen jedoch großzügig, um Kürzungen zu überstehen, weshalb ein gewisses Maß an Verantwortungsbewusstsein bei den Beteiligten vorhanden sein muss. Zudem sind die Einzelschätzungen stets kritisch zu hinterfragen.

Die Schätzklausur hat einige Gemeinsamkeiten mit dem Bottom-up-Ansatz. Im Rahmen einer Schätzklausur werden geplante Arbeitspakete jedoch von unabhängigen Experten bewertet. Diese geben ihre Schätzung verdeckt und ohne vorherige Diskussion ab. Es folgt eine Zusammenfassung der Ergebnisse sowie eine statistische Auswertung. Gibt es deutliche Ausreißer, so werden diese besprochen. Es werden so lange neue Bewertungen durchgeführt, bis Einigkeit besteht.

Vorteilhaft ist bei dieser Methode, dass die Ergebnisse eine höhere Treffergenauigkeit aufweisen. Zudem werden oftmals alternative Lösungswege gefunden, die eine kostengünstigere Projektdurchführung ermöglichen. Aufgrund des hohen Aufwands kommt dieses Verfahren meist nur bei Großprojekten zum Einsatz.

Der Begriff „Herstellungskosten“ bezeichnet sämtliche Kosten, die bei der Herstellung eines Produkts anfallen. Grundsätzlich zählen folgende Kostenarten zu den Herstellungskosten:

• Materialeinsatzkosten (Rohstoffe, Hilfsstoffe, Betriebsstoffe)
• Materialgemeinkosten (z.B. Lagerhaltungskosten, Transportkosten)
• Fertigungseinzelkosten (Löhne)
• Fertigungsgemeinkosten (z.B. Kosten der Produktionshalle)
• Sondereinzelkosten der Fertigung
• Fremdleistungen

Werden diese Kosten addiert, so ergeben sich die aktivierungspflichtigen Herstellungskosten (Wertuntergrenze). Nun können wahlweise noch folgende Kosten hinzugerechnet werden:

• Verwaltungsgemeinkosten
• Aufwände für soziale Einrichtungen
• Aufwände für freiwillige soziale Leistungen
• Aufwände für die betriebliche Altersversorgung
• Fremdkapitalzinsen (unter bestimmten Voraussetzungen)

Das Ergebnis der Hinzurechnung dieser Kostenarten sind die sogenannten aktivierungsfähigen Herstellungskosten (Wertobergrenze).

Bei Plankosten handelt es sich um die geplanten bzw. geschätzten Kosten für zukünftige Perioden. Sie dienen einerseits als Vorgabewert, andererseits auch als Vergleichsgröße. Grundsätzlich ergeben sich Plankosten unter der Maßgabe, dass festgelegte Leistungen zu definierten Bedingungen erbracht werden. Ein einfaches Beispiel ist die Herstellung eines Produkts in einer bestimmten Menge und zu bestimmten Konditionen. Grob kann zwischen zwei Verfahren unterschieden werden:

• Starre Plankostenrechnung
• Flexible Plankostenrechnung

Sehen wir uns diese beiden Varianten im Folgenden näher an.

Die starre Plankostenrechnung stellt die einfachste Form der Plankostenrechnung dar. Die Vereinfachung entsteht insbesondere dadurch, dass die Plankosten mit einem für eine Periode festgelegten Beschäftigungsgrad berechnet werden. Es erfolgt also keine Unterscheidung zwischen fixen und variablen Kosten. Sowohl Einzel- als auch Gemeinkosten fließen ein.

Der Ablauf stellt sich wie folgt dar: Im ersten Schritt erfolgt eine Ermittlung der Einzelkosten pro Kostenstelle oder Kostenträger. Danach werden die Gemeinkosten ermittelt. Dies ist nur dann möglich, wenn das Unternehmen über Kostenstellen zur eindeutigen Zuordnung der Gemeinkosten verfügt. Bei der Planung wird dann ein bestimmter Beschäftigungsgrad (eine feste Auslastung) unterstellt. Es müssen daher Bezugsgrößen definiert werden, die mit den geplanten Kostenarten im proportionalen Verhältnis stehen:

• Direkte Bezugsgrößen (z.B. Stückzahlen, Produktionszeiten)
• Indirekte Bezugsgrößen (Zuschlagssätze für Kostenstellen ohne direkten Leistungsbezug)
• Alternativ: Pauschale Vorgabewerte

Nun wird die Planbeschäftigung definiert. Sie ist gleichzusetzen mit der Leistung, auf die sich die Gesamtkosten in der Planperiode verteilen werden. Im Anschluss werden die Gesamtplankosten durch die Planbeschäftigung dividiert. Es ergibt sich der sogenannte Plankalkulationssatz – also die Kosten pro Leistungseinheit.

Anders als die starre Plankostenrechnung erlaubt die flexible Plankostenrechnung eine wirksame Kostenkontrolle. Der Grund: Durch eine Unterscheidung zwischen fixen und variablen Kosten ist es möglich, verschiedene Beschäftigungsgrade abzubilden. Es wird hierbei die Annahme getroffen, dass Fixkosten unverändert bleiben, während sich die variablen Kosten proportional zur Auslastung (Beschäftigung) entwickeln. Variable und fixe Kosten werden auf Ebene der Kostenstelle getrennt.

Der wesentliche Vorteil dieser Variante ist es, dass sie eine Ursachenforschung bei Abweichungen von Soll- und Ist-Kosten ermöglicht. Folgende Arten der Abweichung lassen sich ermitteln:

• Verbrauchsabweichung: Entsteht beispielsweise durch hohen Verschnitt oder hohen Verbrauch von Betriebsmitteln
• Beschäftigungsabweichung: Meist auf ungenutzte Kapazitäten zurückzuführen (sogenannte Leerkosten); weist auf eine Über- oder Unterdeckung geplanter Fixkosten hin
• Alternativ: Pauschale Vorgabewertepreisabweichung (entsteht beispielsweise durch eine kurzfristige Preissteigerung im Einkauf)
• Gesamtabweichung: Zeigt auf, ob insgesamt eine Kostenüberdeckung oder eine Kostenunterdeckung vorliegt

Ist-Kosten sind Kosten, welche in der Vergangenheit tatsächlich angefallen sind. Sie werden in der Kostenrechnung genutzt. Die Ist-Kosten lassen sich berechnen, indem Ist-Mengen (tatsächlich verbrauchte Mengen) mit den Ist-Preisen (Beschaffungs- bzw. Anschaffungspreise, Herstellungskosten) multipliziert werden. Betrachtet die Kosten- und Leistungsrechnung im Unternehmen ausschließlich Ist-Kosten, so wird dies als Ist-Kostenrechnung bezeichnet. Es handelt sich um eine rein vergangenheitsbezogene Betrachtungsweise, in die sämtliche Sondereffekte und Unregelmäßigkeiten in vollem Umfang einfließen.

Die Ist-Kostenrechnung liefert einige wichtige Aussagen zur Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens. Sie ermöglicht das Darstellen absoluter und prozentualer Veränderungen im Periodenvergleich oder auf einer Zeitreihe. Auch kann sie zur Nachkalkulation und Preiskontrolle herangezogen werden. Sie dient zudem der Bestandsbewertung anhand von Herstellungskosten für die Bilanz. Als traditionelle Form der Kostenrechnung verursacht sie einen geringen Aufwand, da das Controlling die meisten Daten direkt aus der Finanzbuchhaltung übernehmen kann. Allerdings ist ihre Aussagekraft begrenzt, da es sich um eine rein vergangenheitsbezogene Betrachtung handelt. Es erfolgt also kein Vergleich von Soll- und Ist-Werten.