Should Costing: Ein umfassender Leitfaden (Teil 1 von 3)

Im ersten Teil unseres dreiteiligen Leitfadens machen wir Sie mit den Grundlagen des Should Costing vertraut und skizzieren die wichtigsten Schritte für die erfolgreiche Durchführung eines Should Costing.

Teil 1: Grundlagen und Durchführung

Teil 2: Vorteile und Anwendungsbeispiele

Teil 3: Herausforderungen und Softwarelösungen

Should Costing ist ein strategischer Ansatz zur Ermittlung der Kosten eines Produkts oder einer Dienstleistung durch die Analyse der einzelnen Bestandteile und die Kalkulation der damit verbundenen Kosten. Dazu gehören u. a. die Kosten für Material, Arbeit, Gemeinkosten und Gewinnspanne. Ziel ist es, zu verstehen, was ein Produkt oder eine Dienstleistung unter effizienten und wettbewerbsfähigen Marktbedingungen kosten sollte, um so einen Richtwert für Preisverhandlungen mit Lieferanten und eine Grundlage für strategische Beschaffungsentscheidungen zu schaffen.

Anstatt den vom Lieferanten angegebenen Preis für bare Münze zu nehmen, fördert Should Costing das Verständnis der Kosten aus einer faktenbasierten Perspektive. Dieser Ansatz besteht darin, ein Produkt in seine grundlegenden Bestandteile zu zerlegen, die Marktpreise für jeden Bestandteil zu verstehen und ein Kostenmodell zu erstellen. Diese proaktive Kostenmanagementstrategie hilft den Unternehmen, einen ganzheitlichen Überblick über die Kostenstruktur eines Produkts zu gewinnen, wodurch sie Möglichkeiten zur Kostensenkung erkennen und fundiertere Kaufentscheidungen treffen können.

In der wettbewerbsintensiven und zunehmend komplexen Unternehmenslandschaft hat sich Should Costing zu einem entscheidenden strategischen Instrument entwickelt. Wirtschaftliche Unsicherheiten, globale Marktschwankungen und das Vorantreiben nachhaltiger Geschäftspraktiken unterstreichen seine Bedeutung und machen es unverzichtbar für Unternehmen, die ihre Beschaffungsprozesse optimieren und ihre Rentabilität maximieren wollen. Durch eine eingehende Analyse der Entwicklungs- und Produktkosten ermöglicht Should Costing Unternehmen, Einsparpotenziale zu identifizieren, eine kosteneffiziente Beschaffung zu fördern und sich einen Wettbewerbsvorteil auf dem Markt zu sichern.

Aufgrund der zunehmenden Verbreitung von Outsourcing und der Komplexität globaler Lieferketten ist es heute wichtiger denn je, die tatsächlichen Kosten von Produkten und Dienstleistungen zu kennen. Unternehmen können es sich nicht mehr leisten, ihre Beschaffungsentscheidungen allein auf der Grundlage von Lieferantenangeboten zu treffen. Should Costing bietet eine genauere und transparentere Möglichkeit, Entwicklungs- und Produktkosten zu verstehen, und ermöglicht es Unternehmen, ihre Beschaffungsstrategien zielsicher zu planen. Es stimmt die Einkaufsentscheidungen mit den Marktgegebenheiten ab und erleichtert stärkere, faktenbasierte Verhandlungen mit den Lieferanten, wodurch Kosteneinsparungen gefördert und die Lieferantenbeziehungen verbessert werden.

Um Should Costing zu verstehen, ist es erforderlich, sich mit dem Konzept der Kostenmodellierung, der Bedeutung der Marktanalyse und der Verbindung zum Value Engineering vertraut zu machen.

Im Mittelpunkt des Should Costing steht das Konzept der Kostenmodellierung, ein Prozess, der darauf abzielt, die mit der Herstellung und Bereitstellung eines Produkts oder einer Dienstleistung verbundenen Kosten zu schätzen. Ein Kostenmodell zerlegt ein Produkt oder eine Dienstleistung in seine Bestandteile und berechnet die Kosten dieser einzelnen Komponenten auf der Grundlage von Faktoren wie Rohstoffpreisen, Lohnsätzen und Gemeinkosten.

Die Kostenmodellierung erfordert ein tiefes Verständnis sowohl des Produkts als auch seines Herstellungs- und ggfs. Entwicklungsprozesses. Sie beinhaltet die Zerlegung des Produkts in die kleinsten Teile oder Merkmale, das Verständnis ihrer Spezifikationen und die Analyse der für ihre Herstellung erforderlichen Materialien und Prozesse. Die Kosten jeder Komponente werden dann unter Berücksichtigung der Materialmenge, der Arbeitsstunden, der Gemeinkosten und anderer mit der Produktion verbundener Kosten berechnet. Die Summe dieser Kosten liefert eine Kalkulation dessen, was das Produkt kosten sollte, wenn es unter effizienten und wettbewerbsfähigen Bedingungen entwickelt und hergestellt wird.

Mit diesem Ansatz hilft die Kostenmodellierung den Unternehmen, ein detailliertes und genaues Bild der Kostenstruktur eines Produkts zu erstellen und damit wichtige Erkenntnisse zu gewinnen, um mit Lieferanten zu verhandeln, Einsparpotenziale zu erkennen und strategische Einkaufsentscheidungen zu treffen.

Marktanalysen spielen eine entscheidende Rolle im Should Costing Prozess, da sie die Kalkulationen mit realen Daten und Trends untermauern. Die Marktanalysen umfassen eine breite Palette von Informationen, wie z.B. Rohstoffpreise, Arbeitslöhne, Logistikkosten in der Lieferkette, Wechselkurse und sogar regionale Energiekosten, die alle einen erheblichen Einfluss auf die Produktionskosten haben können.

Bei der Erstellung eines Kostenmodells müssen Unternehmen relevante Marktdaten sammeln und analysieren, um sicherzustellen, dass ihre Kalkulationen die aktuellen Marktbedingungen widerspiegeln. Beispielsweise können die Kosten für einen bestimmten Rohstoff, der im Produktionsprozess verwendet wird, im Laufe der Zeit aufgrund von Veränderungen bei Angebot und Nachfrage, geopolitischen Spannungen oder den Auswirkungen von Katastrophen schwanken. Durch die Einbeziehung aktueller Marktinformationen in ihre Should Costing Modelle können Unternehmen ihre Kostenschätzungen entsprechend anpassen und so kostspielige Fehlkalkulationen oder Fehleinschätzungen vermeiden.

Darüber hinaus kann die Marktanalyse Einblicke in breitere Markttrends geben, die sich auf die Produktkosten auswirken können, z. B. technologische Fortschritte, neue Vorschriften und Veränderungen auf dem Arbeitsmarkt. Indem sie über diese Trends auf dem Laufenden bleiben, können Unternehmen künftige Kostenänderungen vorhersehen und proaktive Beschaffungsentscheidungen treffen, was die Effektivität ihrer Should Costing Strategie weiter steigert.

Should Costing und Value Engineering sind eng miteinander verbunden, da beide eine detaillierte Analyse der Merkmale eines Produkts oder einer Dienstleistung beinhalten, um die Kosten zu optimieren und den Wert zu maximieren. Während sich das Should Costing auf die Erstellung eines detaillierten Kostenmodells für ein Produkt konzentriert, zielt das Value Engineering darauf ab, den Wert dieses Produkts durch die Optimierung seiner Funktion und Kosten zu verbessern.

Beim Should Costing geht es darum, herauszufinden, was ein Produkt und/oder dessen Entwicklung unter Berücksichtigung der gegenwärtigen Gestaltung und Herstellungsprozesse kosten sollte. Im Gegensatz dazu zielt das Value Engineering darauf ab, zu bewerten, ob die derzeitige Produktgestaltung und -herstellung die effizientesten und kostengünstigsten Möglichkeiten sind. Dabei wird jedes Element im Produktentstehungsprozess beleuchtet, um festzustellen, ob dieselbe Funktionalität zu niedrigeren Kosten ohne Qualitätseinbußen erreicht werden kann.

Während das Should Costing einen Richtwert dafür liefert, was das aktuelle Produktdesign kosten sollte, sucht das Value Engineering nach Möglichkeiten, diese Kosten durch die Verbesserung des Produktdesigns oder des Herstellungsprozesses zu senken. Durch die Einbeziehung des Value Engineering in den Should Costing Prozess können Unternehmen nicht nur bessere Preise mit ihren Lieferanten aushandeln, sondern auch Möglichkeiten zur Produktumgestaltung und zur Prozessoptimierung ausloten, um die Kosten weiter zu senken und die Wertschöpfung zu erhöhen.

Ein Should Costing Prozess umfasst Schritte wie die Identifizierung von Produktspezifikationen, die Durchführung von Marktanalysen für Material- und Arbeitskosten, die Erstellung eines Should Cost Modells und die Analyse der Ergebnisse.

Ein Should Costing kann sowohl auf Herstellungs- als auch auf Entwicklungskosten angewendet werden. Während es traditionell eher im Bereich der Herstellung angewendet wird, wo direkte Kosten wie Material, Arbeit und Gemeinkosten einfacher zu bewerten sind, ist Should Costing in der Entwicklungsphase ebenso nutzbringend.

Der erste Schritt im Should Costing Prozess besteht in der Ermittlung der Produktspezifikationen. Dazu gehört ein detailliertes Verständnis des Designs, der Materialien, der Funktionalität und der Leistungsanforderungen des Produkts. Jeder Aspekt des Produkts, von den Rohstoffen und Komponenten bis hin zu den Herstellungs- und Montageverfahren, die für seine Produktion erforderlich sind, muss gründlich verstanden und dokumentiert werden.

Produktspezifikationen können physische Attribute wie Abmessungen, Gewicht und Volumen sowie Materialeigenschaften, Fertigungstoleranzen und Qualitätsstandards umfassen. Darüber hinaus ist es wichtig, alle speziellen Komponenten oder Prozesse zu identifizieren und zu berücksichtigen, wie z. B. kundenspezifische Teile, geschützte Technologien oder komplexe Montageanforderungen.

Dieses detaillierte Verständnis des Produkts ist die Grundlage für den Aufbau eines umfassenden Kostenmodells. Durch die genaue Ermittlung der Produktspezifikationen können Unternehmen sicherstellen, dass jedes Element der Produktkosten in ihrem Kostenmodell berücksichtigt wird. Dies hilft bei der Erstellung einer realistischeren und genaueren Kalkulation der Sollkosten, was zu effektiveren Verhandlungen mit Lieferanten und fundierten Einkaufsentscheidungen beiträgt.

Nachdem die Produktspezifikationen korrekt ermittelt wurden, umfasst der nächste Schritt im Should Costing Prozess die Durchführung einer gründlichen Marktanalyse, um die aktuellen Material- und Arbeitskosten zu ermitteln. Dies ist ein entscheidender Schritt, da diese Kosten ein wesentlicher Bestandteil der Gesamtproduktkosten sind und im Laufe der Zeit aufgrund der Marktbedingungen erheblich schwanken können.

Zur Ermittlung der Materialkosten gehört es, die Arten und Mengen der im Produkt verwendeten Materialien zu bestimmen und aktuelle Preise für diese Materialien von zuverlässigen Marktquellen einzuholen. Unternehmen müssen sich der Schwankungen der Rohstoffpreise, der Handelszölle und der Auswirkungen von Unterbrechungen der globalen Lieferkette bewusst sein, da diese Faktoren die Materialkosten stark beeinflussen können.

Ebenso erfordert das Verständnis der Lohnkosten eine eingehende Untersuchung der Löhne in den Regionen, in denen das Produkt hergestellt wird. Die Löhne können von Ort zu Ort stark variieren und von Faktoren wie der lokalen Arbeitsgesetzgebung, der Lohninflation und den vorherrschenden Industriestandards beeinflusst werden.

Durch die Einbeziehung genauer und aktueller Material- und Arbeitskosten in ihr Should Cost Modell können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Kalkulationen realitätsnah sind und die aktuellen Marktbedingungen widerspiegeln, wodurch sie genauere und transparentere Kalkulationen erhalten.

Nach der Festlegung der Produktspezifikationen und der Durchführung von Marktforschungen zu Material- und Lohnkosten ist der nächste Schritt im Should Costing Prozess die Erstellung des Should Cost Modells. Dieses Modell ist im Wesentlichen eine umfassende Aufschlüsselung aller Kosten, die mit der Produktion eines Produkts oder einer Dienstleistung verbunden sind, basierend auf den Informationen, die in den vorangegangenen Schritten gesammelt wurden.

Das Should Cost Modell umfasst in der Regel die Kosten für Rohstoffe, Arbeit, Gemeinkosten und andere direkte und indirekte Kosten, die im Herstellungsprozess anfallen. Jedem Element des Produkts oder der Dienstleistung wird gemäß den ermittelten Spezifikationen auf Grundlage der Marktforschungsdaten ein Wert (Kosten oder Preis) zugewiesen.

So werden beispielsweise die Materialkosten durch Multiplikation der Menge jedes benötigten Materials mit seinem aktuellen Marktpreis berechnet. Die Arbeitskosten werden durch die geschätzte Zeit für die Herstellung jeder Komponente und die anwendbaren Lohnsätze bestimmt. Auch die Gemeinkosten, zu denen Ausgaben wie Versorgungsleistungen, Abschreibung von Anlagen und Instandhaltung gehören können, werden berücksichtigt.

Das Ergebnis all dieser Berechnungen ist eine granulare Bottom-up-Kalkulation dessen, was das Produkt oder die Dienstleistung unter effizienten und wettbewerbsfähigen Marktbedingungen kosten sollte. Die Genauigkeit dieses Modells wirkt sich direkt auf die Genauigkeit der Should Cost Analyse aus und spielt somit eine entscheidende Rolle bei der strategischen Beschaffung sowie bei Verhandlungen mit Lieferanten.

Nach der Erstellung des Should Cost Modells ist der nächste wichtige Schritt die Analyse und Interpretation der Ergebnisse. Bei dieser Analyse geht es nicht nur darum, die Should Cost Kalkulation mit dem Angebotspreis des Lieferanten zu vergleichen, sondern es handelt sich um eine umfassende Untersuchung, die wertvolle Erkenntnisse für die strategische Entscheidungsfindung liefern kann.

Die Differenz zwischen dem Should Costing und dem Kostenvoranschlag des Lieferanten kann Hinweise auf mögliche Kosteneinsparungen geben. Ein höherer Kostenvoranschlag des Lieferanten könnte zum Beispiel auf Ineffizienzen im Herstellungsprozess des Lieferanten, überdurchschnittlich hohe Gemeinkosten oder eine überhöhte Gewinnspanne hinweisen. In solchen Fällen bietet die Should Cost Analyse eine solide Grundlage für Verhandlungen mit dem Lieferanten.

Zur Interpretation der Ergebnisse gehört auch die Identifizierung der Kostentreiber, d. h. der Komponenten oder Prozesse, die am stärksten zu den Gesamtkosten beitragen. Das Verständnis dieser Kostentreiber kann den Unternehmen helfen, Möglichkeiten zur Kostensenkung aufzuzeigen, sei es durch eine Neugestaltung des Produkts, um die Verwendung teurer Materialien zu reduzieren, oder durch die Suche nach alternativen bzw. effizienteren Herstellungsverfahren.

Darüber hinaus kann die Should Cost Analyse Risiken im Zusammenhang mit der Kostenvolatilität aufdecken. Wenn bestimmte Materialien stark schwankende Preise haben oder ein Anstieg der Lohnkosten erwartet wird, können diese Risiken durch strategische Beschaffungsentscheidungen gemildert werden.

Insgesamt helfen die Analyse und Interpretation der Should Cost Ergebnisse den Unternehmen, fundiertere Kaufentscheidungen zu treffen, bessere Konditionen mit den Lieferanten auszuhandeln und Möglichkeiten für Kosteneinsparungen und Prozessverbesserungen zu erkennen.

Im zweiten Teil unseres dreiteiligen Leitfadens gehen wir im Detail auf die potenziellen Vorteile ein, die Should Costing birgt und zeigen auf, wie sich Should Costing in unterschiedlichen Industriezweigen bewährt.